REPUBLICA DE COLOMBIA<br />
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚSLlCO<br />
<b>DECRETO </b>No.<br />
3147<br />
<i>t </i>2AGO 2001<br />
Por el cual se establece la estructura de la Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros y<br />
se determinan las funciones de sus dependencias.<br />
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA<br />
DE COLOMBIA,<br />
en ejercicio de las facultades Constitucionales y Legales, en especial las que le<br />
confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la<br />
Ley 489 de 1998, y<br />
CONSIDERANDO:<br />
Que la Junta Directiva de la Previsora Vida SA. Compañía de Seguros, decidió someter<br />
a aprobación del Gobierno Nacional, la modificación de su estructura, de acuerdo con<br />
el Acta número 442 de 21 de diciembre de 2.007.<br />
DECRETA:<br />
ARTíCULO<br />
1°. Estructura.<br />
La Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros, tendrá la<br />
siguiente estructura:<br />
1. Asamblea General de Accionistas<br />
2. Junta Directiva<br />
3. Presidencia<br />
3.1.<br />
Oficina Asesora de Planeación<br />
3.2.<br />
Oficina de Gestión Integral del Riesgo<br />
3.3.<br />
Oficina de Control Interno<br />
3.4.<br />
Oficina de Control Disciplinario Interno<br />
4. Secretaría General<br />
5. Vicepresidencia<br />
Comercial<br />
6. Vicepresidencia<br />
de Operaciones<br />
7. Vicepresidencia<br />
Técnica<br />
8. Vicepresidencia<br />
de Promoción y Prevención<br />
9. Vicepresidencia<br />
Financiera y Administrativa<br />
10. Gerencias Regionales<br />
10.1.<br />
Gerencia Regional Centro<br />
10.2.<br />
Gerencia Regional Oriente<br />
10.3.<br />
Gerencia Regional Norte<br />
10.4.<br />
Gerencia Regional Occidente<br />
10.5.<br />
Gerencia Regional Cundinamarca<br />
10.6.<br />
Gerencia Regional Sur Occidente<br />
11. Órganos de Asesoría y CoordinacióDecreto No.<br />
3147<br />
de<br />
Página No. 2<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
11.1. Comité de Auditoría<br />
11.2.<br />
Comité de Control Interno<br />
11.3.<br />
Comisión de Personal<br />
11.4.<br />
Comité de Riesgos<br />
<b>ARTíCULO </b>2°. <b>Asamblea</b><br />
<b>General de Accionistas y Junta Directiva. </b>La Asamblea<br />
General de Accionistas y la Junta Directiva cumplirán las funciones a ellas asignadas<br />
en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.<br />
<b>ARTíCULO </b>3°. <b>Presidencia. </b>Son funciones de la Presidencia, las siguientes:<br />
1.<br />
Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de los programas y propósitos de<br />
la empresa y establecer las funciones del personal al servicio de la sociedad.<br />
2.<br />
Actuar como ordenador del gasto expidiendo todos los actos y celebrando todos<br />
los contratos que no haya delegado, conforme a las disposiciones pertinentes.<br />
3.<br />
Representar legalmente a la sociedad para los efectos a que haya lugar.<br />
4.<br />
Contratar y nombrar<br />
de acuerdo con las leyes<br />
a los servidores de la sociedad,<br />
cuya designación<br />
no corresponda a la Asamblea General de Accionistas o a la<br />
Junta Directiva,<br />
así como también removerlos<br />
y conceder<br />
las licencias a que<br />
hubiere lugar.<br />
5.<br />
Presentar los balances mensuales a la Junta Directiva.<br />
6.<br />
Mantener enterada a la Junta Directiva<br />
de la marcha de la sociedad y rendir los<br />
informes que ésta le solicite.<br />
7.<br />
Otorgar poder para ejercer la representación<br />
legal de la sociedad en los asuntos<br />
judiciales o extrajudiciales a que haya lugar.<br />
8.<br />
Velar por que el personal de la sociedad cumpla con los deberes a su cargo.<br />
9.<br />
Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y<br />
de la Junta Directiva.<br />
10.<br />
Ejercer las funciones que le deleguen la Asamblea General de Accionistas o la<br />
Junta Directiva y las que le confieren los estatutos y las leyes.<br />
11.<br />
Delegar alguna o algunas de sus atribuciones<br />
y funciones<br />
delegables<br />
en los<br />
funcionarios que estime conveniente.<br />
12.<br />
Rendir anualmente cuentas de su gestión o dentro del mes siguiente a la fecha en<br />
la cual se retire del cargo o cuando<br />
se lo exija<br />
la Asamblea<br />
General<br />
de<br />
Accionistas.<br />
Para tal efecto,<br />
presentará<br />
los estados<br />
financieros<br />
que fueren<br />
pertinentes, junto con un informe de gestión.<br />
13.<br />
Fallar la segunda instancia de los procesos disciplinarios<br />
de los servidores de la<br />
entidad.<br />
14.<br />
Aprobar las políticas de ventas de la empresa.<br />
15.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
16.<br />
Las demás funciones que le señale la Asamblea General de Accionistas y la Junta<br />
Directiva en consonancia<br />
con las normas legales vigentes relacionadas con las ,\...<br />
~"' \<br />
. \<br />
.<br />
funciones y objetivos generales de la entidad.<br />
W~<br />
<b>ARTíCULO </b>4°. <b>Oficina Asesora de Planeación. </b>Son funciones de la Oficina Asesora<br />
de Planeación, las siguientes:Decreto No.<br />
de<br />
Página No. 3<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece<br />
la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
1.<br />
Asesorar<br />
a la alta dirección<br />
en<br />
la<br />
revisión<br />
periódica<br />
de<br />
la filosofía<br />
organizacional de la empresa.<br />
2.<br />
Levantar<br />
la información<br />
necesaria<br />
para la toma<br />
de decisiones<br />
estratégicas,<br />
estableciendo<br />
la información primaria y secundaria que se recogerá de fuentes<br />
internas y externas.<br />
3.<br />
Coordinar y ejecutar el ejercicio para definir periódicamente<br />
el direccionamiento<br />
estratégico de la empresa.<br />
4.<br />
Con el apoyo de la alta dirección de la entidad, revisar la vigencia y actualizar<br />
cada año las estrategias de crecimiento y competitividad de la empresa.<br />
5.<br />
Generar<br />
el plan maestro<br />
de proyectos<br />
de la entidad,<br />
de acuerdo<br />
con los<br />
lineamientos estratégicos.<br />
6.<br />
Asesorar a todas las áreas y personas responsables<br />
en los temas relacionados<br />
con la administración de proyectos.<br />
7.<br />
Elaborar y solicitar aprobación del anteproyecto de presupuesto de la empresa y<br />
realizar el seguimiento a la ejecución del mismo.<br />
8.<br />
Controlar<br />
y<br />
hacer<br />
seguimiento<br />
al cumplimiento<br />
de<br />
los<br />
objetivos<br />
del<br />
plan<br />
estratégico y del Cuadro de Mando Integral.<br />
9.<br />
Presentar informes periódicos a Presidencia respecto del avance de los proyectos<br />
y obstáculos encontrados en los mismos.<br />
10.<br />
Colaborar<br />
junto<br />
con<br />
la Vicepresidencia<br />
Financiera<br />
y Administrativa<br />
en<br />
la<br />
planeación<br />
financiera<br />
de la empresa y comunicar<br />
los resultados<br />
a las áreas<br />
pertinentes.<br />
11.<br />
Apoyar a las diferentes áreas en la recolección y producción de informes claves<br />
para los procesos y en el establecimiento de planes de mejora de los mismos.<br />
12.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requeridos por los entes de<br />
control.<br />
13.<br />
Liderar la definición,<br />
revisión e implementación<br />
de los programas de calidad y<br />
mejoramiento continuo de todos los procesos de la empresa.<br />
14.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
15.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.<br />
<b>ARTíCULO </b>5°. <b>Oficina de Gestión Integral del Riesgo. </b>Son funciones de la Oficina<br />
de Gestión Integral del Riesgo, las siguientes:<br />
1.<br />
Definir los instrumentos,<br />
metodologías<br />
y procedimientos<br />
para que la empresa<br />
administre efectivamente<br />
los diferentes tipos de riesgo, en concordancia<br />
con los<br />
lineamientos previstos en el sistema de administración de riesgos.<br />
2.<br />
Administrar el registro de eventos de riesgo.<br />
3.<br />
Desarrollar<br />
e implementar<br />
el sistema<br />
de reportes<br />
internos<br />
y externos<br />
de la<br />
entidad.<br />
4.<br />
Coordinar la recolección de la información para alimentar el registro de riesgo.<br />
~\\\<br />
5.<br />
Evaluar el impacto de las medidas de control potenciales<br />
para cada uno de los<br />
eventos de riesgo identificados y medidos.<br />
6.<br />
Establecer y monitorear el perfil de riesgo individual y consolidado de la entidad, e<br />
informarlo al órgano correspondiente.Decreto No.<br />
de<br />
Página No. 4<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
7.<br />
Realizar<br />
el<br />
seguimiento<br />
permanente de los procedimientos y planes<br />
de acción relacionados con el<br />
sistema de administración<br />
de riesgos de la<br />
empresa y proponer sus correspondientes actualizaciones y modificaciones.<br />
8.<br />
Desarrollar los modelos de medición de los diferentes tipos de riesgo.<br />
9.<br />
Desarrollar los programas de capacitación de la entidad acordes con el sistema<br />
de administración de riesgos.<br />
10.<br />
Realizar seguimiento<br />
a las medidas adoptadas<br />
para mitigar los riesgos con el<br />
propósito de evaluar su efectividad.<br />
11.<br />
Reportar periódicamente<br />
al Presidente la evolución de los riesgos, los controles<br />
implementados<br />
y el monitoreo que se realice sobre el sistema de administración<br />
de riesgos de la entidad.<br />
12.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
13.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.<br />
<b>ARTíCULO </b>6°. <b>Oficina de Control Interno. </b>Son funciones de la Oficina de Control<br />
Interno, las siguientes:<br />
1.<br />
Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del sistema de control<br />
interno.<br />
2.<br />
Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de<br />
la empresa y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo<br />
de las funciones de<br />
todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan<br />
responsabilidad<br />
de<br />
mando.<br />
3.<br />
Asesorar a las instancias directivas de la empresa en la gestión y mejoramiento<br />
continuo del sistema de control interno.<br />
4.<br />
Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad<br />
se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o<br />
empleados<br />
encargados<br />
de<br />
la<br />
aplicación<br />
del<br />
régimen<br />
disciplinario<br />
ejerzan<br />
adecuadamente<br />
esta función.<br />
5.<br />
Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de<br />
la empresa<br />
estén<br />
adecuadamente<br />
definidos,<br />
sean apropiados<br />
y se mejoren<br />
permanentemente,<br />
de acuerdo con la evolución de la entidad.<br />
6.<br />
Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos,<br />
planes,<br />
programas,<br />
proyectos<br />
y metas<br />
de<br />
la Empresa<br />
y<br />
recomendar<br />
los<br />
ajustes<br />
necesarios.<br />
7.<br />
Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de<br />
obtener los resultados esperados.<br />
8.<br />
Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los<br />
sistemas de información<br />
de la entidad y recomendar<br />
los correctivos<br />
que sean<br />
necesarios.<br />
9.<br />
Fomentar<br />
en toda<br />
la empresa<br />
la formación<br />
de una cultura<br />
de control<br />
que<br />
contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.<br />
10.<br />
Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos<br />
de participación<br />
ciudadana,<br />
que<br />
en<br />
desarrollo<br />
del<br />
mandato<br />
constitucional<br />
y<br />
legal<br />
diseñe<br />
la<br />
entidad<br />
correspondiente.Decreto No.<br />
de<br />
Página No. 5<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
11.<br />
Mantener<br />
permanentemente<br />
informados<br />
a<br />
los<br />
directivos<br />
acerca<br />
del<br />
estado<br />
del<br />
control<br />
interno<br />
dentro de la entidad, dando cuenta de las<br />
debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.<br />
12.<br />
Verificar que se implanten las medidas respectivas<br />
recomendadas<br />
a través de<br />
planes de mejoramiento.<br />
13.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requeridos por los entes de<br />
control.<br />
14.<br />
Liderar la adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI, conforme las<br />
disposiciones legales vigentes.<br />
15.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
16.<br />
Las demás que le señalen los órganos superiores de administración,<br />
las normas<br />
legales vigentes<br />
y las relacionadas con las funciones y objetivos generales de la<br />
entidad,<br />
afín<br />
con el área y que<br />
no estén<br />
expresamente<br />
atribuidas<br />
a otra<br />
dependencia.<br />
<b>ARTíCULO </b>7°. <b>Oficina de Control Disciplinario Interno. </b>Son funciones de la Oficina<br />
de Control Disciplinario Interno, las siguientes:<br />
1.<br />
Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales contempladas en el Código<br />
Disciplinario<br />
Único y la normatividad emitida por la Procuraduría<br />
General de la<br />
Nación.<br />
2.<br />
Adelantar<br />
las indagaciones<br />
preliminares<br />
e investigaciones<br />
disciplinarias<br />
para<br />
verificar<br />
la<br />
ocurrencia<br />
de<br />
hechos<br />
constitutivos<br />
de<br />
falta<br />
disciplinaria,<br />
sus<br />
responsables e imponer las respectivas sanciones.<br />
3.<br />
Elaborar diagnósticos<br />
y recomendaciones<br />
de política por temas y áreas, sobre<br />
fallas institucionales<br />
en materia de regulación, fallas administrativas<br />
en control<br />
administrativo<br />
y fallas personales o actuaciones<br />
irregulares especiales en casos<br />
de corrupción.<br />
4.<br />
Capacitar a todos los servidores públicos de la empresa en temas relacionados<br />
con el Código Disciplinario<br />
Único, tales como derechos, deberes, prohibiciones,<br />
inhabilidades, incompatibilidades,<br />
entre otros.<br />
5.<br />
Diseñar<br />
e implementar<br />
correctivos<br />
y<br />
políticas<br />
anticorrupción<br />
para<br />
disminuir<br />
infracciones al régimen disciplinario.<br />
6.<br />
Conocer<br />
y fallar<br />
en<br />
primera<br />
instancia<br />
los<br />
procesos<br />
disciplinarios<br />
que<br />
se<br />
promuevan en contra de los servidores de la entidad, salvo aquellos que deban<br />
ser investigados por un ente externo competente.<br />
7.<br />
Controlar<br />
los términos<br />
procesales,<br />
consignar<br />
las decisiones<br />
adoptadas<br />
en los<br />
medios<br />
dispuestos<br />
para tal fin y elaborar<br />
una hoja de seguimiento<br />
a cada<br />
expediente disciplinario.<br />
8.<br />
Elaborar oportunamente<br />
los informes para la Procuraduría General de la Nación,<br />
garantizando el debido proceso.<br />
9.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requeridos por los entes de ~<br />
control.<br />
10.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
11.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.l·;<br />
d <i>'i</i><br />
r")<br />
Decreto No.<br />
v<br />
...•<br />
de<br />
Página No. 6<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
<b>ARTíCULO</b><br />
8°.<br />
<b>Secretaría</b><br />
<b>General.</b><br />
Son<br />
funciones<br />
de<br />
la<br />
Secretaría<br />
General, las siguientes:<br />
1.<br />
Ejercer<br />
la secretaría<br />
de la Asamblea<br />
General<br />
de Accionistas<br />
y de la Junta<br />
Directiva de la empresa, llevar los libros de actas correspondientes<br />
y el libro de<br />
registro de accionistas.<br />
2.<br />
Implementar<br />
las políticas y normas establecidas<br />
a través de los manuales<br />
y<br />
circulares internas y por la normatividad vigente para el sector asegurador.<br />
3.<br />
Apoyar a la entidad en su relación con los entes de control y vigilancia y preparar,<br />
si es del caso, los informes requeridos.<br />
4.<br />
Autenticar los documentos que le corresponda de acuerdo con la ley.<br />
5.<br />
Asesorar y dar soporte a la empresa en los aspectos legales y jurídicos de la<br />
operación.<br />
6.<br />
Emitir conceptos jurídicos para apoyar y soportar las acciones de la empresa que<br />
lo requieran.<br />
7.<br />
Identificar riesgos legales que puedan afectar la operación de la empresa.<br />
8.<br />
Dirigir los procesos de compras y contratación de bienes y servicioB, ejecutarlos,<br />
elaborar<br />
los<br />
contratos<br />
y resoluciones<br />
respectivas<br />
y<br />
hacer<br />
su<br />
seguimiento<br />
conforme la normatividad vigente.<br />
9.<br />
Hacer seguimiento y supervisión a la gestión judicial y extrajudicial Emcomendada<br />
con terceros.<br />
10.<br />
Atender procesos judiciales en todas sus instancias y jurisdicciones<br />
en contra y<br />
las interpuestas por la empresa.<br />
11.<br />
Informar al área competente las reservas económicas que se deben realizar con<br />
ocasión de los litigios adelantados en contra de la empresa.<br />
12.<br />
Asistir a las audiencias en representación judicial o extrajudicial de la empresa.<br />
13.<br />
Atender oportunamente<br />
las tutelas, derechos de petición y demás reclamaciones<br />
de tipo legal presentadas por terceros.<br />
14.<br />
Responder requerimientos formulados por las autoridades judiciales.<br />
15.<br />
Realizar las objeciones de los siniestros calificados como de origen común.<br />
16.<br />
Establecer<br />
mecanismos<br />
y canales<br />
de información<br />
para la divulgación<br />
de la<br />
normatividad vigente.<br />
17.<br />
Interponer los recursos legales a que haya lugar en contra de decisiones de tipo<br />
administrativo y judicial que afecten los intereses de la empresa.<br />
18.<br />
Elaborar las resoluciones de reconocimiento de pensiones de sobrevivientes y de<br />
invalidez con base la información suministrada por la Vicepresidencia<br />
Técnica.<br />
19.<br />
Elaborar las resoluciones<br />
y demás actos administrativos<br />
relacionadas<br />
con los<br />
procesos de contratación.<br />
20.<br />
Planear la gestión humana y proponer las políticas que guiarán la administración<br />
del recurso humano en la empresa.<br />
21.<br />
Administrar<br />
el recurso<br />
humano<br />
de la empresa,<br />
en todo<br />
lo concerniente<br />
a<br />
vinculación,<br />
capacitación,<br />
bienestar,<br />
evaluación<br />
de<br />
desempeño<br />
y retiro<br />
de<br />
servidores.<br />
22.<br />
Administrar la nómina de la empresa.<br />
23.<br />
Liderar el proceso de comunicaciones internas y externas.<br />
24.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
25.<br />
Realizar las demás funciones que le señale el Presidente en consonancia con las<br />
normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales deDecreto No.<br />
3147<br />
de<br />
Página No. 7<br />
Continuación del Decreto "Por el cual se establece la estructura de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
la entidad, afines con el área<br />
y que no estén expresamente<br />
atribuidas a<br />
otra dependencia.<br />
<b>ARTíCULO</b><br />
9°. <b>Vicepresidencia</b><br />
<b>Comercial.</b><br />
Son funciones<br />
de la Vicepresidencia<br />
Comercial, las siguientes:<br />
1.<br />
Captar y retener clientes, cumpliendo con políticas de sana suscripción, para la<br />
realización<br />
de<br />
operaciones<br />
de<br />
seguros<br />
de<br />
Vida<br />
Individual<br />
y<br />
de<br />
riesgos<br />
profesionales - ARP Y coordinar los canales para cumplir los objetivos comerciales<br />
propuestos por los accionistas y la estrategia de mercadeo y servicio al cliente<br />
establecida por la empresa.<br />
2.<br />
Proponer las políticas de ventas de la empresa y presentarlas<br />
a la Presidencia<br />
para su aprobación.<br />
3.<br />
Diseñar<br />
y desarrollar<br />
el plan estratégico<br />
de ventas<br />
para<br />
los negocios<br />
de<br />
Administración<br />
de Riesgos Profesionales - ARP Y Vida Individual, presentarlo a<br />
consideración de la Presidencia y asegurar su puesta en marcha.<br />
4.<br />
Estructurar los porcentajes de comisión que se otorgarán a la fuerza de ventas y<br />
ponerlos a consideración de la Presidencia.<br />
5.<br />
Proponer el plan de incentivos de la fuerza de ventas y ponerlo a consideración<br />
del comité respectivo y, una vez adoptado, comunicarlo a las regionales.<br />
6.<br />
Decidir y preparar los procesos licitatorios en IQS que la empresa participará como<br />
proponente.<br />
7.<br />
Definir las metas relacionadas con la duración del ciclo de ventas y cada una de<br />
sus fases, así como con la efectividad y mejoramiento del mismo.<br />
8.<br />
Asesorar y coordinar la gestión comercial de las regionales.<br />
9.<br />
Velar por la permanente formación de la fuerza de ventas.<br />
10.<br />
Colaborar<br />
con<br />
la Vicepresidencia<br />
de Operaciones<br />
en el proceso<br />
de cobro<br />
persuasivo de cartera.<br />
11.<br />
Sugerir el plan de mercadeo para los negocios de Administración<br />
de Riesgos<br />
Profesionales - ARP Y Vida Individual asegurar su puesta en marcha y realizar al<br />
mismo las modificaciones a que haya lugar.<br />
12.<br />
Proponer y ejecutar las estrategias de promoción comercial.<br />
13.<br />
Elaborar anualmente<br />
el presupuesto<br />
del área comercial y presentarlo<br />
para su<br />
aprobación.<br />
14.<br />
Direccionar las investigaciones<br />
de mercado a que haya lugar de acuerdo con las<br />
necesidades de información del negocio.<br />
15.<br />
Proponer las políticas relacionadas con el manejo de la marca y los lineamientos<br />
para el uso adecuado<br />
de la imagen<br />
corporativa,<br />
tanto<br />
para el negocio<br />
de<br />
Administración de Riesgos Profesionales - ARP, como Vida Individual.<br />
16.<br />
Diseñar junto con la fuerza comercial las estrategias de retención y mantenimiento<br />
de clientes y proponer las políticas para su uso.<br />
17.<br />
Proponer las políticas de servicio al cliente de la empresa y una vez éstas hayan<br />
sido aprobadas controlar el cumplimiento de las mismas .•<br />
,,~<br />
18.<br />
Coordinar la atención de quejas, reclamos y problemas expuestos por los clientes<br />
,\\f<br />
con la finalidad de encaminar su solución de la manera más eficaz posible.<br />
19.<br />
Evaluar la satisfacción de los clientes mediante el monitoreo de quejas y reclamos<br />
y demás mecanismos de medición establecidos por la empresa,.<br />
20.<br />
Liderar el desarrollo de una cultura de servicio al cliente en la empresa.<br />
21.<br />
Realizar periódicamente<br />
los comités a los que haya lugar.Decreto No.<br />
<i>r¡.;</i><br />
4 t"i<br />
de<br />
vJ.<br />
,<br />
Página No. 8<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
22.<br />
Entregar a los clientes toda la<br />
facturación del negocio de Vida Individual a<br />
través de los intermediarios.<br />
23.<br />
Preparar los informes de su competencia requeridos por los entes de control.<br />
24.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
25.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.<br />
ARTíCULO<br />
10°.<br />
Vicepresidencia<br />
de<br />
Operaciones.<br />
Son<br />
fun'ciones<br />
de<br />
la<br />
Vicepresidencia<br />
de Operaciones, las siguientes:<br />
1.<br />
Tramitar las afiliaciones de nuevos clientes y las novedades presentadas por los<br />
afiliados.<br />
2.<br />
Proponer las políticas de afiliaciones y novedades.<br />
3.<br />
Coordinar,<br />
ejecutar y controlar<br />
las nuevas afiliaciones<br />
a la administradora<br />
de<br />
riesgos profesionales ARP de la empresa.<br />
4.<br />
Definir<br />
los lineamientos<br />
para la contratación<br />
y control<br />
de los terceros<br />
que<br />
apoyarán al área de operaciones.<br />
5.<br />
Asegurar la integridad, calidad y oportunidad de la información sobre afiliaciones,<br />
novedades y recaudo administrada por el área.<br />
6.<br />
Recibir y revisar las solicitudes y documentos<br />
de afiliación entregados<br />
por las<br />
empresas y asesorar a las mismas en el proceso.<br />
7.<br />
Asegurar la entrega de los paquetes de bienvenida completos para los afiliados y<br />
sus beneficiarios.<br />
8.<br />
Recibir y revisar las novedades<br />
que lleguen a cada una de las sucursales<br />
y<br />
asesorar a las empresas en el proceso.<br />
9.<br />
Efectuar los recaudos y minimizar el riesgo crediticio de la empresa.<br />
10.<br />
Coordinar, ejecutar y controlar el proceso de recaudo de la empresa, a través de<br />
la revisión de reportes de bancos y reportes arrojados por la Planilla Integrada de<br />
Autoliquidación<br />
de Aportes PILA.<br />
11.<br />
Efectuar los recaudos de los seguros de Vida Individual.<br />
12.<br />
Proponer<br />
las políticas y estrategias<br />
de cartera y coordinar<br />
la contratación<br />
de<br />
terceros encargados del cobro.<br />
13.<br />
Hacer el seguimiento a los indicadores de cartera y monitorear la gestión de cobro<br />
por parte de la fuerza comercial y el tercero contratado.<br />
14.<br />
Realizar periódicamente<br />
los comités a los que haya lugar.<br />
15.<br />
Realizar la gestión de recobros.<br />
16.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requeridos por los entes de<br />
control.<br />
17.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
18.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes<br />
'\~<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.<br />
ARTíCULO<br />
11°. Vicepresidencia<br />
Técnica.<br />
Son funciones<br />
de la Vicepresidencia<br />
Técnica, las siguientes:<i>r~ '.' 1 1"1</i><br />
Decreto No.<br />
<i>..;J ..•. I</i><br />
de<br />
Página<br />
o. 9<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencia~"<br />
1.<br />
Atender<br />
los<br />
siniestros<br />
reportados<br />
por<br />
accide tes<br />
de trabajo<br />
y<br />
enfermedades<br />
profesionales<br />
ATEP y de Vida Individu 1.<br />
2.<br />
Recibir,<br />
verificar<br />
y<br />
calificar<br />
el<br />
origen<br />
de<br />
los<br />
siniestros<br />
reportados<br />
a<br />
la<br />
Administradora<br />
de Riesgos Profesionales - ARP.<br />
3.<br />
Constituir las reservas económicas necesarias para atender lo siniestros.<br />
4.<br />
Autorizar<br />
y<br />
coordinar<br />
la<br />
ejecución<br />
de<br />
tratamientos,<br />
te apias,<br />
exámenes,<br />
medicamentos, transporte de emergencia a los siniestros ocurr dos.<br />
5.<br />
Investigar, seleccionar, monitorear y evaluar la red de presta ión asistencial y de<br />
auditores<br />
para<br />
la empresa<br />
con<br />
base<br />
en<br />
las<br />
disposicio<br />
es<br />
propias<br />
de<br />
la<br />
Administración<br />
de Riesgos Profesionales - ARP.<br />
6.<br />
Coordinar con la red de prestación asistencial y de auditoria I atención y control<br />
de siniestros.<br />
7.<br />
Controlar<br />
y evaluar<br />
permanentemente<br />
los casos<br />
de alto costo<br />
y de lenta<br />
recuperación<br />
por parte del afiliado siniestrado del negocio d~<br />
Administración<br />
de<br />
Riesgos Profesionales - ARP,<br />
8.<br />
Coordinar<br />
y direccionar<br />
la rehabilitación<br />
de los trabajadore<br />
afectados<br />
por un<br />
accidente de trabajo o enfermedad profesional - ATEP, con<br />
ase en criterios de<br />
oportunidad y calidad.<br />
9.<br />
Coordinar<br />
la administración,<br />
las contrataciones<br />
y hacerle<br />
seguimiento<br />
a los<br />
indicadores de gestión de los Centros de Rehabilitación.<br />
10.<br />
Orientar, coordinar y controlar la contratación de cobertura de rraseguros.<br />
11.<br />
Elaborar, revisar y actualizar los cálculos actuariales requerido,.<br />
12.<br />
Identificar y determinar la pertinencia médica de las incapacidades temporales de<br />
los trabajadores afiliados siniestrados que lo requieran.<br />
~<br />
13.<br />
Liquidar las incapacidades temporales.<br />
14.<br />
Determinar la pérdida de capacidad laboral de los siniestra os afiliados que lo<br />
requieran y participar en las juntas de calificación regional y nacional designadas<br />
por el Ministerio de la Protección Social.<br />
15.<br />
Controlar y asegurar la veracidad y calidad de los documento<br />
necesarios para el<br />
pago de prestaciones económicas y pensiones.<br />
16.<br />
Brindar apoyo a las otras áreas de la empresa para la elab ración de cálculos<br />
actuariales o temas relacionados.<br />
17.<br />
Generar y analizar la reserva matemática de los seguros d<br />
Vida Individual y<br />
riesgos profesionales.<br />
18.<br />
Calcular la tarifa de las primas que la empresa debe cobrar ~or<br />
cada uno de los<br />
productos de seguros de Vida Individual y realizar los estudips necesarios para<br />
garantizar que la base matemática de los cálculos de la tarifa de las primas sea<br />
sólida.<br />
19.<br />
Realizar periódicamente<br />
los comités a los que haya lugar.<br />
20.<br />
Controlar las cuentas médicas y los reembolsos.<br />
21.<br />
Analizar, calificar y seleccionar los riesgos según los requisito<br />
de asegurabilidad<br />
para la expedición de seguros de vida individual.<br />
22.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requerid s por los entes de<br />
control.<br />
23.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control d<br />
riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
24.<br />
Las demás funciones que le señale el presidente y las norm s legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la<br />
ntidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependen<br />
ia.Decreto No.<br />
de<br />
Página ~ o. 10<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencia<br />
"<br />
ARTíCULO 12°. Vicepresidencia<br />
de Promoción<br />
y Prevención. Son funciones de<br />
la Vicepresidencia<br />
de Promoción y<br />
Prevención, las siguientes:<br />
1.<br />
Prestar a las empresas afiliadas a la Administradora<br />
de Ries gos Profesionales -<br />
ARP los servicios de promoción de la salud y prevención de accid entes de trabajo<br />
y enfermedades<br />
profesionales<br />
- ATEP, con el fin de lograr lé disminución de la<br />
frecuencia y severidad de los mismos.<br />
2.<br />
Levantar el panorama de riesgos de las empresas afiliadas.<br />
3.<br />
Evaluar las necesidades de promoción y prevención de la saluc a nivel nacional.<br />
4.<br />
Diseñar y ejecutar programas y planes orientados a la dismint ción de accidentes<br />
de trabajo y enfermedades profesionales - ATEP.<br />
5.<br />
Reclasificar las empresas afiliadas con base en la normatividac vigente.<br />
6.<br />
Planear y coordinar la actualización permanente de los materia les de capacitación<br />
en salud ocupacional para los clientes.<br />
7.<br />
Difundir entre los afiliados los planes y programas<br />
de prom )ción y prevención<br />
desarrollados por la empresa.<br />
8.<br />
Capacitar<br />
y controlar<br />
la aplicación<br />
de los planes y progra mas desarrollados<br />
midiendo su impacto y beneficios sociales y económicos.<br />
9.<br />
Ejecutar el proceso de investigación<br />
de accidentes<br />
de traba' o y enfermedades<br />
profesionales.<br />
10.<br />
Acompañar<br />
a la Vicepresidencia<br />
Comercial en el proceso de acercamiento<br />
para<br />
negocios nuevos y en el sostenimiento de los negocios vigente~.<br />
11.<br />
Orientar y ejecutar la realización de eventos de promoción y prevención.<br />
12.<br />
Coordinar<br />
la administración,<br />
las contrataciones<br />
y hacerle<br />
seguimiento<br />
a los<br />
indicadores de gestión de los Laboratorios de Higiene y Toxico ogía.<br />
13.<br />
Analizar<br />
estadísticas<br />
de<br />
siniestralidad<br />
de<br />
la<br />
Administré ción<br />
de<br />
Riesgos<br />
Profesionales<br />
- ARP Y realizar las recomendaciones<br />
para la prevención de los<br />
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales - ATEP.<br />
14.<br />
Aplicar los sistemas de vigilancia epidemiológica.<br />
15.<br />
Realizar las investigaciones<br />
y estudios necesarios para el dIseño y análisis de<br />
nuevos planes, productos y programas de promoción y preven« ión.<br />
16.<br />
Realizar periódicamente<br />
los comités a los que haya lugar.<br />
17.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requeridc s por los entes de<br />
control.<br />
18.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control dE~ riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
19.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las norm~s<br />
legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales<br />
de la E~ntidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependenc ia.<br />
\\\.<br />
ARTíCULO 13°. Vicepresidencia<br />
Financiera y Administrativa.<br />
~ on funciones de la<br />
Vicepresidencia<br />
Financiera y Administrativa:<br />
1.<br />
Proponer las políticas financieras<br />
y controlar la utilización ~<br />
asignación de los<br />
recursos económicos y tecnológicos de la empresa.<br />
2.<br />
Estructurar el anteproyecto de presupuesto.<br />
3.<br />
Coordinar la programación de pagos de la empresa y ejecutarl<br />
4.<br />
Realizar las causaciones de las cuentas por pagar.<br />
5.<br />
Pagar las cuentas médicas y los reembolsos aprobados.<br />
6.<br />
Liquidar y pagar los impuestos.Decreto No.<br />
:] •.1.4 7<br />
de<br />
Página ~o.<br />
11<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la ¡preVisora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencia~"<br />
7.<br />
Liderar la administración<br />
del<br />
sistema<br />
de<br />
información<br />
contable<br />
y<br />
los<br />
cierres contables.<br />
8.<br />
Administrar<br />
el flujo de caja de la entidad a través de la ges ión de inversiones,<br />
buscando optimizar el resultado financiero y el adecuado respi: Ido de las reservas<br />
9.<br />
í<br />
que garanticen a los asegurados el pago oportuno de los Sinie<br />
ros.<br />
Proponer la política de inversiones.<br />
10.<br />
Controlar y evaluar los resultados del rendimiento del portafoli<br />
de inversiones de<br />
la empresa.<br />
11.<br />
Planear y desarrollar la infraestructura informática de la empr~sa<br />
que garantice el<br />
I<br />
soporte<br />
adecuado<br />
de los sistemas<br />
de información,<br />
unidO<br />
al desarrollo<br />
de<br />
proyectos de tecnología.<br />
12.<br />
Realizar periódicamente<br />
los comités a los que haya lugar.<br />
13.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requerid s por los entes de<br />
control.<br />
14.<br />
Establecer y ejecutar el plan de seguros de la empresa.<br />
15.<br />
Administrar el archivo de la empresa.<br />
16.<br />
Velar por el mantenimiento de los activos fijos de la empresa.<br />
17.<br />
Proveer<br />
los servicios<br />
generales<br />
que garanticen<br />
la óptimé<br />
operación<br />
de la<br />
empresa.<br />
18.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control dE riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
19.<br />
Las demás funciones que le señale el presidente y las norm~s<br />
legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la E~ntidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependen( ia.<br />
<b>ARTíCULO 14°. Gerencias Regionales. </b>Son funciones de las Ge encias Regionales,<br />
las siguientes:<br />
1.<br />
Realizar el control de la gestión comercial de sus sucursales y responder por la<br />
ejecución de las actividades de promoción y prevención de las empresas afiliadas.<br />
2.<br />
Cumplir con las metas comerciales<br />
regionales y las metas de indicadores<br />
de<br />
gestión.<br />
3.<br />
Conformar<br />
y administrar<br />
el Comité de Ventas<br />
para realiza<br />
seguimiento<br />
a la<br />
gestión comercial en la regional.<br />
4.<br />
Elaborar planes de acción para lograr las metas de ventas de eada sucursal.<br />
5.<br />
Supervisar y apoyar a cada sucursal en el manejo y administré ción de los canales<br />
y ciclos de venta.<br />
6.<br />
Apoyar a las sucursales en la gestión comercial.<br />
7.<br />
Reportar<br />
periódicamente<br />
a nivel central el desempeño<br />
y c~mplimiento<br />
de las<br />
metas de las sucursales de cada regional.<br />
\~<br />
8.<br />
Ejecutar las actividades de mercadeo a que haya lugar de acuerdo con lo definido<br />
en el plan de mercadeo y las directrices de la oficina central.<br />
9.<br />
Dar a conocer<br />
el plan de incentivos definido<br />
a nivel nacie nal y coordinar<br />
la<br />
ejecución de dicho plan en las actividades de orden regional.<br />
10.<br />
Retroalimentar<br />
a la oficina central respecto al comportamienta~de<br />
los clientes y el<br />
mercado.<br />
11.<br />
Supervisar y controlar la gestión de cartera para el negocio de<br />
ida individual.<br />
12.<br />
Realizar<br />
gestión<br />
y seguimiento<br />
de la red de prestadores<br />
a nivel regional y<br />
presentar informes de cumplimiento y desempeño de tales pre tadores.Decreto No.<br />
de<br />
Página No. 12<br />
Continuación del Decreto "Por el cual se establece la estructura de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
13.<br />
Administrar<br />
y<br />
controlar<br />
el<br />
presupuesto<br />
asignado para las actividades<br />
de promoción y prevención.<br />
14.<br />
Asignar los ejecutores de actividades de promoción y prevención a las empresas<br />
de cada regional.<br />
15.<br />
Supervisar a los terceros encargados de ejecutar las actividades de promoción y<br />
prevención.<br />
16.<br />
Desarrollar la red de proveedores de promoción y prevención a nivel regional y<br />
administrar<br />
la relación con éstos, en coordinación<br />
con la Vicepresidencia<br />
de<br />
Promoción y Prevención.<br />
17.<br />
Hacer retroalimentación<br />
de la red de prestadores de promoción y prevención.<br />
18.<br />
Dirigir las actividades<br />
de los Centros de Rehabilitación<br />
y los Laboratorios<br />
de<br />
higiene y Toxicología y supervisar su funcionamiento.<br />
19.<br />
Preparar los informes que sean de su competencia<br />
requeridos por los entes de<br />
control.<br />
20.<br />
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos<br />
relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.<br />
21.<br />
Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes<br />
relacionadas<br />
con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el<br />
área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.<br />
ARTíCULO 15°. Gerencias<br />
de Sucursal.<br />
La Previsora Vida SA. Compañía de Seguros<br />
tendrá hasta treinta y dos (32) Gerencias de Sucursal las cuales operarán en sedes<br />
fijas, con un área de jurisdicción determinada para dar respuesta a las necesidades de<br />
su entorno, con flexibilidad,<br />
oportunidad, calidad y pertinencia.<br />
La Junta Directiva las<br />
creará y el Presidente las distribuirá regionalmente<br />
de acuerdo con las necesidades.<br />
Son funciones de las Gerencias de Sucursal, las siguientes:<br />
1.<br />
Conocer e identificar las necesidades del cliente.<br />
2.<br />
Presentar y negociar las propuestas que se presenten en la regional en relación<br />
con los negocios de Vida y Administración de Riesgos Profesionales - ARP.<br />
3.<br />
Realizar la planeación comercial de la sucursal.<br />
4.<br />
Llevar a cabo todas las actividades de relacionamiento<br />
con el cliente y atención al<br />
mismo en cuanto a afiliaciones, novedades, recepción de siniestros, recepción de<br />
solicitudes de autorización, recepción de incapacidades temporales.<br />
5.<br />
Recepcionar las quejas y reclamos de los afiliados y direccionarlas para proyectar<br />
una respuesta.<br />
6.<br />
Ejecutar actividades de promoción y publicidad.<br />
7.<br />
Ejecutar las compras requeridas de caja menor y llevar a cabo el arqueo de la<br />
misma.<br />
ARTíCULO<br />
16°. Órganos<br />
de Asesoría<br />
y Coordinación.<br />
Los órganos de asesoría y ~<br />
coordinación que se organicen e integren cumplirán sus funciones de conformidad con<br />
las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.<br />
El Presidente<br />
podrá crear comités<br />
permanentes<br />
o transitorios<br />
especiales<br />
para el<br />
estudio, análisis y asesoría en temas alusivos a la institución.<br />
ARTíCULO<br />
17°. Comité<br />
de Control<br />
Interno.<br />
El Comité de Coordinación del Sistema<br />
de Control<br />
Interno se integrará y cumplirá sus funciones<br />
de conformidad<br />
con las<br />
disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.Decreto No.<br />
<i>r).;. </i>4~<br />
o<br />
de<br />
Página No. 13<br />
J. ... (<br />
Continuación<br />
del Decreto "Por el cual se establece la estructura<br />
de la Previsora Vida S.A.<br />
Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias"<br />
ARTíCULO<br />
18°. Comisión<br />
de Personal.<br />
La Comisión<br />
de Personal se integrará y<br />
cumplirá las funciones<br />
de conformidad<br />
con la ley y las disposiciones<br />
reglamentarias<br />
sobre la materia.<br />
ARTíCULO<br />
19°. Comité<br />
de Riesgos.<br />
El Comité de Riesgos tendrá como función<br />
principal la de asesorar al Presidente en la formulación<br />
de políticas y gestión de los<br />
riesgos que debe administrar la Empresa y su integración y funciones específicas serán<br />
señaladas por el Presidente.<br />
ARTíCULO<br />
20°. Vigencia.<br />
El presente<br />
decreto<br />
rige a partir de la fecha de su<br />
publicación.<br />
pUBLíaUESE<br />
y CUMPLASE<br />
Dado en Bogotá D. C" a los<br />
2 2AGO 2001<br />
//<br />
EL MINISTRO DE H~NDA<br />
Y CRÉDITO PÚBLICO,<br />
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO<br />
ADMINISTRATIVO<br />
DE LA FUNCION PÚBLICA,<br />
FERNAN
© 2024 Justia
