Directiva Presidencial No. 05

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• Ubo1t1Iyo.deo DIRECTIVA PRESIDENCIAU}.¡o. 05 PARA: MINISTROS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, SUPERINTENDENTES, GERENTES, DIRECTORES, REPRESENTANTES LEGALES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL ORDEN NACIONAL Y MIEMBROS DE LOS COMITÉS DE CONCILIACiÓN DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL DE: PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA EL ADECUADO EJERCICIO DE LA CONCILIACiÓN EXTRAJUDICIAL COMO REQUISITO DE PROCEDIBILlDAD EN MATERIA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO FECHA: 2 2 MAYO 2009 La conciliación en los términos del artículo 64 de la ley 446 de 1998, es definida como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos en virtud del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador. En tal sentido, la conciliación es una de las más eficaces herramientas para la resolución de los conflictos jurídicos y con su implementación se busca involucrar a la comunidad en la solución directa de sus diferencias a través de un instrumento flexible, ágil, efectivo y gratuito en materia contencioso administrativa. Las reformas introducidas a la Ley Estatutaria de Administración de Justicia por la Ley 1285 de 2009, contribuyen a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos, con el propósito de avanzar en la descongestión de la Administración de Justicia y hacer efectivo el derecho de acceso a la misma. Teniendo en cuenta que el artículo 13 de la Ley 1285 establece como requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa el adelantamiento de la conciliación extrajudicial, cuando se trate del ejercicio de las acciones previstas en los articulos 85, 86 Y 87 del Código Contenciosos Administrativo, se hace necesario impartir instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación por parte de los Comités instituidos para el efecto, en los siguientes 1términos todo ello de conformidad con el Decreto No. 1716 de 2009 y demás normas concordantes 1.- Los Comités de Conciliación deben aplicar de manera rigurosa los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y, en ese sentido, están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad. 2.- La solicitud de conciliación deberá ser estudiada por el Comité de Conciliación de manera oportuna, la decisión acerca de su viabilidad debe tomarse en el menor tiempo posible y con la debida antelación a la citación a audiencia. Para cumplir con lo anterior, el Secretario Técnico asignará un número consecutivo a las peticiones y el Comité las estudiará en el mismo orden de ingreso salvo que exista justificación para alterar el correspondiente orden 3.- Los miembros de los Comités de Conciliación tendrán en cuenta que, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16 del Decreto No. 1716 de 2009, las decisiones acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto y que los acuerdos que se lleguen a celebrar tienen control de legalidad previo al desembolso de los dineros públicos, lo que brinda seguridad y garantía al manejo fiscal. De lo anterior se desprende que la decisión de conciliar constituye la primera etapa de la consolidación jurídica del acuerdo, en la medida en que éste sólo hace tránsito a cosa juzgada una vez se lleve a cabo la revisión de legalidad por parte de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. 4.- La decisión sobre la procedencia de la conciliación debe ser adoptada con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, de manera que las entidades públicas deben conciliar siempre que se presenten los supuestos juridicos y probatorios que hagan viable la celebración de un acuerdo conciliatorio. 5.- Tanto la decisión de procedencia de la conciliación, como la de su improcedencia, deberá ser debidamente argumentada y sustentada por el Comité de Conciliación y estará contenida en el acta respectiva. 6. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en el acervo probatorio allegado al expediente y en la jurisprudencia reiterada y decantada de las altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva, los miembros de los Comités de Conciliación deberán analizar las pautas ~\ jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. 7.- Será política de los Comités de Conciliación buscarán prioritariamente 2olucionar las controversias que se presenten entre entidades estatales, a través de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de conformidad con el procedimiento establecido en la Directiva Presidencial 02 de 2003, con el propósito de descongestionar los despachos judiciales o las jurisdicciones coactivas de las entidades. 8.- Los Comités de Conciliación deberán ser especialmente cuidadosos en la identificación de los casos en que se presente indebida legitimación de la parte convocada, a fin de decidir oportunamente la improcedencia de la conciliación y comunicarán de manera inmediata tal pronunciamiento, tanto al convocante como al agente del Ministerio Público ante quien se adelante el trámite extrajudicial. 9.- Serán objeto de control y medición las actividades desarrolladas por los Comités de Conciliación en cumplimiento de la Ley 1285 de 2009 y de la Directiva Presidencial 02 de 2003. Para el efecto, las entidades y organismos a quienes se dirige esta circular, deberán adoptar los siguientes indicadores: 1) la eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de procesos en contra de la entidad; 2) la eficacia de la conciliación reflejada en la disminución porcentual de condenas contra la entidad,3) la efectividad de las decisiones del Comité de Conciliación traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente y 4) el ahorro patrimonial que se logre con ocasión de los acuerdos conciliatorios aprobados por la jurisdicción. El resultado de estos indicadores deberá ser reportado bimestralmente a la Dirección de Defensa Juridica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia. 10.- Para dar cumplimiento a estas instrucciones se deberán modificar, en cuanto resulte pertinente, los reglamentos internos de los Comités de Conciliación y se remitirá copia de tales modificaciones a la Dirección de Defensa Juridica del Estado, dentro del mes siguiente a la expedición de la presente Directiva. Los Comités de Conciliación de las entidades del nivel territorial y de los demás organismos públicos, así como los representantes legales de aquellas entidades que no tienen la obligación de constituir tales instancias administrativas, podrán acoger las instrucciones contenidas en esta Directiva, para lo cual informarán sobre las medidas adoptadas a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia. Se reitera a los Comités de Conciliación la obligación que les asiste de formular políticas de prevención del daño antijurídico e implementar políticas generales de defensa de los intereses litigiosos de la entidad y demás obligaciones consagradas \\\ \-~,t. en el Decreto No. 1716 de 2009. Finalmente, se insiste en la necesidad de tomar todas las medidas necesarias para cumplir de manera seria, eficiente y oportuna con lo ordenado en la reforma a la Ley Estatutaria de Administración de Justicia, de manera que la consagración de la -3conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad, incida en forma directa en la efectividad de la prestación del servicio público de administración de justicia, al contribuir a la descongestión de los despachos judiciales, a la protección de derechos de los ciudadanos y a la defensa del patrimonio público / 4