Ley 594 De 2000

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NOTA ACLARATORIA.<br /> EN EL DIARIO OFICIAL N. 44084 DE FECHA VIERNES 14 DE JULIO DE 2000 SE<br /> PUBLICO LA LEY 594 DE 2000 "POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE<br /> ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES", CON FECHA 4 DE JULIO. LA FECHA<br /> CORRECTA DE LA LEY EN MENCION ES: JULIO 14 DE 2000. POR LO ANTERIOR SE<br /> VUELVE A PUBLICAR EN SU INTEGRIDAD (LEY 4 DE 1913, ARTICULO 45)<br /> LEY 594 DE 2000<br /> (julio 14)<br /> DIARIO OFICIAL NO. 44.093, DE 20 DE JULIO DE 2000. PAG. 1<br /> por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras<br /> disposiciones.<br /> El Congreso de Colombia<br /> DECRETA:<br /> T I T U L O I<br /> OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS<br /> GENERALES<br /> Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas<br /> y principios generales que regulan la función archivística del Estado.<br /> Artículo 2°. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la<br /> administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas<br /> que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la<br /> presente ley.<br /> Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los<br /> siguientes conceptos, así:<br /> Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte<br /> material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad<br /> pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando<br /> aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o<br /> institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la<br /> historia.<br /> También se puede entender como la institución que está al servicio de la<br /> gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.<br /> Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades<br /> oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público<br /> por entidades privadas.<br /> Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la<br /> historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y<br /> declarado como tal por el legislador.<br /> Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los<br /> documentos en su ciclo vital.<br /> Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una<br /> entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.<br /> Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del<br /> quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento<br /> hasta su eliminación o conservación permanente.<br /> Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas<br /> tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación<br /> producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino<br /> final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.<br /> Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor<br /> histórico o cultural.<br /> Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según<br /> los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los<br /> archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y<br /> sonoros.<br /> Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes<br /> tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada<br /> etapa del ciclo vital de los documentos.<br /> Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los<br /> rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e<br /> integridad.<br /> Artículo 4°. Principios generales. Los principios generales que rigen la<br /> función archivística son los siguientes:<br /> a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de<br /> disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información<br /> institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio<br /> al ciudadano y como fuente de la historia;<br /> Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en<br /> particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los<br /> principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de<br /> facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en<br /> las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;<br /> b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la<br /> administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son<br /> imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada<br /> su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio<br /> cultural y de la identidad nacional;<br /> c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan<br /> las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta<br /> indispensable para la gestión administrativa, económica, política y<br /> cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los<br /> hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las<br /> instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la<br /> eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en<br /> el servicio al ciudadano;<br /> d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la<br /> organización, conservación, uso y manejo de los documentos.<br /> Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los<br /> mismos.<br /> e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General<br /> de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la<br /> función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del<br /> Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la<br /> riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado,<br /> según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la<br /> Constitución Política;<br /> f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración<br /> de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los<br /> mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;<br /> g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la<br /> racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de<br /> la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los<br /> procesos informativos de aquélla;<br /> h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la<br /> infraestructura y la organización de sus sistemas de información,<br /> estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de<br /> documentos y archivos;<br /> i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen<br /> una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;<br /> j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de<br /> los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la<br /> administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo<br /> contraria cualquier otra práctica sustitutiva;<br /> k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos<br /> reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política<br /> y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el<br /> Estado colombiano.<br /> T I T U L O II<br /> SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES<br /> Artículo 5°. El Sistema Nacional de Archivos:<br /> a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que<br /> posibilitan la homogenización y normalización de los procesos<br /> archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la<br /> salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la<br /> información y a los documentos;<br /> b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la<br /> Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles<br /> de la organización administrativa, territorial y por servicios.<br /> Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo.<br /> Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y<br /> planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;<br /> c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de<br /> unidad normativa, descentralización administrativa y operativa,<br /> coordinación, concurrencia y subsidiariedad;<br /> d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y<br /> homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la<br /> cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la<br /> sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general<br /> acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de<br /> información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes<br /> fundamentales de la memoria colectiva;<br /> e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que<br /> conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y<br /> regularán siguiendo los principios de participación, cooperación,<br /> descentralización y autonomía;<br /> f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema<br /> Nacional de Archivos.<br /> Artículo 6°. De los planes y programas. Las entidades integrantes del<br /> Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo<br /> los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de<br /> asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:<br /> a) La planeación y programación la formularán las instituciones<br /> archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes<br /> sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;<br /> b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación,<br /> los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades<br /> de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y<br /> privadas que presten este servicio;<br /> c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de<br /> desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional,<br /> territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del<br /> Estado;<br /> d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de<br /> conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas<br /> reglamentarias.<br /> T I T U L O III<br /> CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS<br /> Artículo 7°. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y<br /> competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y<br /> competencia, se clasifican en:<br /> a) Archivo General de la Nación;<br /> b) Archivo General del Departamento;<br /> c) Archivo General del Municipio;<br /> d) Archivo General del Distrito.<br /> Parágrafo. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas<br /> en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la<br /> presente ley.<br /> Artículo 8°. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista<br /> territorial, se clasifican en:<br /> a) Archivos de entidades del orden nacional;<br /> b) Archivos de entidades del orden departamental;<br /> c) Archivos de entidades del orden distrital;<br /> d) Archivos de entidades del orden metropolitano;<br /> e) Archivos de entidades del orden municipal;<br /> f) Archivos de entidades del orden local;<br /> g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;<br /> h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los<br /> desarrolle.<br /> Artículo 9°. Los archivos según la organización del Estado.<br /> a) Archivos de la Rama Ejecutiva;<br /> b) Archivos de la Rama Legislativa;<br /> c) Archivos de la Rama Judicial;<br /> d) Archivos de los Organos de Control;<br /> e) Archivos de los Organismos Autónomos.<br /> Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los<br /> archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de la presente ley, así como<br /> los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos<br /> será de carácter obligatorio.<br /> T I T U L O IV<br /> ADMINISTRACION DE ARCHIVOS<br /> Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El<br /> Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de<br /> los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden<br /> original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.<br /> Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de<br /> la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.<br /> Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública<br /> deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el<br /> correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de<br /> edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán<br /> tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de<br /> archivos.<br /> Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.<br /> La documentación de la administración pública es producto y propiedad del<br /> Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los<br /> archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de<br /> enajenación.<br /> Parágrafo 1°. La administración pública podrá contratar con personas<br /> naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía<br /> y conservación de documentos de archivo.<br /> Parágrafo 2°. Se podrá contratar la administración de archivos históricos<br /> con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.<br /> Parágrafo 3°. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y<br /> condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que<br /> presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y<br /> conservación de documentos de archivo o administración de archivos<br /> históricos.<br /> Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores<br /> públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones<br /> titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente<br /> inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el<br /> Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la<br /> responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.<br /> Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los<br /> archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los<br /> funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes<br /> a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán<br /> la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y<br /> fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán<br /> responsables de su organización y conservación, así como de la prestación<br /> de los servicios archivísticos.<br /> Artículo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los<br /> funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios<br /> de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de<br /> Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y<br /> disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los<br /> valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar,<br /> conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la<br /> administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio<br /> documental de la Nación.<br /> Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades<br /> tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de<br /> archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.<br /> Parágrafo. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas<br /> de formación profesional y de especialización en archivística, así como<br /> programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por<br /> instituciones educativas.<br /> Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar<br /> tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos,<br /> empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o<br /> telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:<br /> a) Organización archivística de los documentos;<br /> b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en<br /> cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y<br /> operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la<br /> información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento<br /> razonable del sistema.<br /> Parágrafo 1°. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de<br /> la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los<br /> requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad,<br /> integridad e inalterabilidad de la información.<br /> Parágrafo 2°. Los documentos originales que posean valores históricos no<br /> podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados<br /> mediante cualquier medio.<br /> Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las<br /> entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos<br /> a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la<br /> cual hayan estado adscritas o vinculadas.<br /> Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su<br /> documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan<br /> estado adscritas o vinculadas.<br /> T I T U L O V<br /> GESTION DE DOCUMENTOS<br /> Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas<br /> deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el<br /> uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse<br /> los principios y procesos archivísticos.<br /> Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la<br /> validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada<br /> su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos<br /> por las leyes procesales.<br /> Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del<br /> concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o<br /> recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y<br /> la disposición final de los documentos.<br /> Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de<br /> los documentos, los archivos se clasifican en:<br /> a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a<br /> continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras<br /> u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar<br /> respuesta o solución a los asuntos iniciados;<br /> b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los<br /> distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es<br /> tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta<br /> por las propias oficinas y particulares en general.<br /> c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo<br /> central los documentos de archivo de conservación permanente.<br /> Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio<br /> para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de<br /> retención documental.<br /> Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio<br /> de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector<br /> correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo<br /> relacionado con los tiempos de retención documental, organización y<br /> conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos<br /> contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a<br /> los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios<br /> públicos.<br /> Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la<br /> Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan<br /> en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los<br /> documentos en sus diferentes fases.<br /> T I T U L O VI<br /> ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS<br /> Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen<br /> derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les<br /> expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan<br /> carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.<br /> Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados<br /> garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen<br /> nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y<br /> las leyes.<br /> Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2° del<br /> artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal<br /> sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición.<br /> Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter<br /> histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad<br /> que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo<br /> demande copias o fotocopias del mismo".<br /> Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los<br /> documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su<br /> estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones<br /> suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de<br /> reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su<br /> autenticidad cuando fuere del caso.<br /> T I T U L O VII<br /> SALIDA DE DOCUMENTOS<br /> Artículo 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las<br /> entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos<br /> de archivo.<br /> Artículo 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter<br /> histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de<br /> los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá<br /> tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la<br /> conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en<br /> los siguientes términos:<br /> a) Motivos legales;<br /> b) Procesos técnicos;<br /> c) Exposiciones culturales.<br /> Parágrafo. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos<br /> legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la<br /> salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.<br /> T I T U L O VIII<br /> CONTROL Y VIGILANCIA<br /> Artículo 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá,<br /> de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de<br /> inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de<br /> verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas<br /> reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la<br /> respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o<br /> dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de<br /> establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas<br /> pertinentes.<br /> Artículo 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de<br /> la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de<br /> interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas<br /> naturales o jurídicas de carácter privado.<br /> Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8°<br /> de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los<br /> criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación,<br /> organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos<br /> públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus<br /> disposiciones.<br /> Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del<br /> Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de<br /> sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades<br /> dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la<br /> presente ley y sus normas reglamentarias, así:<br /> a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las<br /> prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y<br /> se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.<br /> Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las<br /> órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la<br /> autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del<br /> tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de<br /> hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el<br /> tiempo que persista el incumplimiento;<br /> b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas<br /> gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad<br /> con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;<br /> c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del<br /> patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo<br /> establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código<br /> Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere<br /> flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de<br /> policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales<br /> previstas;<br /> d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos<br /> históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del<br /> Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos<br /> tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos<br /> ilegalmente del territorio colombiano.<br /> T I T U L O IX<br /> ARCHIVOS PRIVADOS<br /> Artículo 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a<br /> personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven<br /> de la prestación de sus servicios.<br /> Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la<br /> organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados<br /> de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En<br /> consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección<br /> y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación<br /> y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de<br /> las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los<br /> archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la<br /> ciencia, la literatura y la política.<br /> Artículo 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas<br /> propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta<br /> significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal<br /> efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores<br /> o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural,<br /> continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán<br /> facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.<br /> Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La<br /> Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho<br /> de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto,<br /> podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter<br /> histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en<br /> consecuencia serán de libre acceso.<br /> Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y<br /> reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos<br /> privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales,<br /> asistencia técnica, divulgación y pasantías.<br /> Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las<br /> personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de<br /> documentos declarados de interés cultural:<br /> a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización<br /> del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de<br /> una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.<br /> Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés<br /> cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados<br /> y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos<br /> los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan<br /> sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;<br /> b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o<br /> tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo<br /> General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de<br /> cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.<br /> Parágrafo. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la<br /> investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones<br /> establecidas en la ley.<br /> Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las<br /> entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas,<br /> nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación<br /> cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una<br /> cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias<br /> de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y<br /> cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se<br /> vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la<br /> Constitución Política.<br /> Parágrafo. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en<br /> Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las<br /> convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el<br /> Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que<br /> deseen transferir.<br /> Artículo 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a<br /> la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por<br /> la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo<br /> círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo<br /> General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.<br /> T I T U L O X<br /> DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION<br /> Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos<br /> históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de<br /> documentos históricos.<br /> Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de<br /> carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por<br /> la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.<br /> Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la<br /> expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución<br /> Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-<br /> cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición,<br /> deterioro o pérdida.<br /> T I T U L O XI<br /> CONSERVACION DE DOCUMENTOS<br /> Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración<br /> Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada<br /> una de las fases del ciclo vital de los documentos.<br /> Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean<br /> originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada<br /> durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o<br /> internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de<br /> la Nación.<br /> Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser<br /> copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de<br /> transferencia de información para garantizar la preservación y conservación<br /> de la misma.<br /> Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo<br /> General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre<br /> conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos<br /> soportes.<br /> Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2° de la<br /> Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter<br /> histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por<br /> cualquier medio".<br /> T I T U L O XII<br /> ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL<br /> DE LA NACION<br /> Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y<br /> estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus<br /> acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la<br /> salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así<br /> como a los autores de estudios históricos significativos para la<br /> historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales<br /> premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones,<br /> pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.<br /> T I T U L O XIII<br /> DISPOSICIONES FINALES<br /> Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de<br /> la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo<br /> en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el<br /> cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.<br /> Artículo 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha<br /> de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le<br /> sean contrarias.<br /> El Presidente del honorable Senado de la República,<br /> Miguel Pinedo Vidal.<br /> El Secretario General del honorable Senado de la República,<br /> Manuel Enríquez Rosero.<br /> La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,<br /> Nancy Patricia Gutiérrez Castañeda.<br /> El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,<br /> Gustavo Bustamante Moratto.<br /> REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL<br /> Publíquese y ejecútese.<br /> Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.<br /> ANDRES PASTRANA ARANGO<br /> El Ministro de Hacienda y Crédito Público,<br /> Juan Camilo Restrepo Salazar.<br /> El Ministro de Cultura,<br /> Juan Luis Mejía Arango.